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Querido colega. Como apasionado de excel, y persona que pasa +8 horas diarias frente a él de seguro que sabré algún que otro truquito.
Pues hoy vengo a compartirte uno quizá poco conocido pero el más útil, y de los que más uso en mis plantillas y hojas de trabajo: Generar un PDF
Generar un PDF desde Excel es una de las funciones más útiles y subestimadas del programa. Te permite conservar el formato, proteger la información y garantizar que cualquier persona, sin importar el dispositivo o software que use, pueda ver el documento exactamente como tú lo diseñaste.
En esta guía, te explicaré los métodos más efectivos para lograrlo, desde el más básico hasta opciones más avanzadas incluyendo el uso de macros VBA para automatizar el proceso.
Así creas un PDF desde tu archivo de Excel
Método 1: Guardar Como PDF
Este es el método estándar y recomendado para la mayoría de los usuarios. Es rápido y te da un control básico sobre el resultado.
1. Abre tu archivo de Excel y asegúrate de que tiene el aspecto deseado.
2. Haz clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda.
3. En el menú, selecciona Guardar como.
4. Elige la ubicación donde quieres guardar el archivo (por ejemplo, tu Escritorio o una carpeta específica).
5. En la ventana que se abre, haz clic en el menú desplegable Tipo (junto a "Nombre de archivo").
6. De la lista, selecciona PDF (.pdf).
7. ¡Momento crucial! Antes de hacer clic en "Guardar", fíjate en las Opciones. Al hacer clic aquí se abrirá una nueva ventana que te permite elegir:
Qué exportar: Puedes publicar todo el libro completo, la hoja activa (solo la pestaña en la que estás trabajando) o una sección específica que hayas seleccionado previamente.
Opciones de publicación: Marca la casilla "Abrir archivo después de publicar" para que el PDF se abra automáticamente y puedas verificar el resultado.
8. Una vez configurado, haz clic en Aceptar y luego en Guardar.
¡Listo! En cuestión de segundos, tendrás una versión en PDF de tu hoja de Excel perfectamente formateada.
Método 2: Exportar a PDF
En versiones más recientes de Excel (como Microsoft 365), existe una ruta aún más directa.
1. Ve a la pestaña Archivo.
2. Selecciona Exportar.
3. Haz clic en Crear PDF/XPS.
4. Se abrirá la misma ventana de "Guardar como". Solo sigue los pasos del 5 al 8 del método anterior.
Método 3: Imprimir como PDF
Este método utiliza una "impresora virtual" que viene integrada en Windows 10 y 11. Es especialmente útil si el método "Guardar como" no está disponible por alguna razón.
1. Ve a Archivo > Imprimir o simplemente presiona Ctrl + P.
2. En la sección de impresora, en lugar de elegir una impresora física, selecciona Microsoft Print to PDF.
3. Ajusta la configuración de la página (orientación, márgenes) si es necesario desde "Configuración de página".
4. Haz clic en el botón Imprimir.
5. Se te pedirá que elijas un nombre y una ubicación para guardar tu nuevo archivo PDF.
Método 4: Automatizar con una Macro VBA
Si necesitas generar PDFs con frecuencia, automatizar el proceso con macros en VBA puede ahorrarte una cantidad significativa de tiempo. Por ejemplo, puedes crear un botón que, al hacer clic, genere y guarde un PDF instantáneamente. Para esto primero debes asegurarte que tu excel sea un libro habilitado para Macros. Para esto simplemente vete a archivos > Guardar como > libro de excel habilitado para macros.
¿Cómo habilitar el desarrollador?
Primero, necesitas tener visible la pestaña "Programador". Ve a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones y marca la casilla "Programador" (en algunas versiones se llama "Desarrollador").
Pasos para crear la macro:
1. Ve a la pestaña Programador y haz clic en Editor de Visual Basic (o presiona Alt + F11).
2. En el panel del proyecto, haz doble clic en la hoja o módulo donde quieras agregar el código (normalmente en `ThisWorkbook` o en un `Módulo`).
3. Pega uno de los siguientes códigos:
Código 1: Guardar la Hoja Activa como PDF
Sub GuardarHojaActivaComoPDF()
Dim ruta As String
Dim nombreArchivo As String
'Define la ruta donde se guardará (en este caso, el Escritorio)
ruta = CreateObject("WScript.Shell").SpecialFolders("Desktop") & "\"
'Define el nombre del archivo (puedes personalizarlo)
nombreArchivo = "Mi_Reporte_" & Format(Now(), "dd-mm-yyyy_hh-mm")
'Exporta la hoja activa a PDF
ActiveSheet.ExportAsFixedFormat _
Type:=xlTypePDF, _
Filename:=ruta & nombreArchivo & ".pdf", _
Quality:=xlQualityStandard, _
IncludeDocProperties:=True, _
IgnorePrintAreas:=False, _
OpenAfterPublish:=True
'Mensaje de confirmación
MsgBox "PDF generado exitosamente en: " & ruta & nombreArchivo & ".pdf", vbInformation
End Sub
Código 2: Guardar un Rango Específico como PDF
Sub GuardarRangoComoPDF()
Dim ruta As String
Dim nombreArchivo As String
'Define el rango a exportar
Dim miRango As Range
Set miRango = ThisWorkbook.Worksheets("Hoja1").Range("A1:G20")
ruta = CreateObject("WScript.Shell").SpecialFolders("Desktop") & "\"
nombreArchivo = "Reporte_Parcial_" & Format(Now(), "dd-mm-yyyy")
'Exporta el rango especificado
miRango.ExportAsFixedFormat _
Type:=xlTypePDF, _
Filename:=ruta & nombreArchivo & ".pdf", _
Quality:=xlQualityStandard, _
IncludeDocProperties:=True, _
IgnorePrintAreas:=False, _
OpenAfterPublish:=True
MsgBox "PDF del rango generado exitosamente!", vbInformation
End Sub
¿Cómo ejecutar la macro?
1. Cierra el Editor de Visual Basic (Alt + Q).
2. Ve a Insertar > Formas > Selecciona la figura que mejor prefieras. Colócala en el lugar en excel que te parezca mejor
3. Selecciona la figura, haz clic derecho y selecciona "Asignar Macro" y elige la macro que quieras
¡Eso es todo! Ya puedes ejecutar una Macro que te genere un PDF directamente desde tu excel. Para generar el PDF simplemente debes darle clic a la figura a la cual asignaste la macro previamente.
Convertir el archivo es fácil, pero estos pequeños detalles marcarán la diferencia:
- Ajusta los Márgenes y la Orientación: Antes de generar el PDF, ve a Diseño de Página > Márgenes y Orientación para asegurarte de que todo encaje correctamente. Para hojas con muchas columnas, la orientación Horizontal suele ser la mejor opción.
- Configura el Área de Impresión: Si solo quieres convertir una parte específica de tu hoja, selecciona las celdas, ve a Diseño de Página > Área de Impresión > Establecer área de impresión. Esto garantiza que solo esa sección se incluirá en el PDF.
- Incluye los Gráficos y Formas: Asegúrate de que todos los elementos visuales estén dentro de los límites de la página. A veces, un gráfico puede estar parcialmente fuera y se cortará en el PDF.
- Revisa Siempre el Resultado: ¡Nunca des por sentado que salió bien! Abre el PDF y revisa que las tablas no estén partidas entre páginas, que los gráficos se vean nítidos y que el texto sea legible.
Generar un PDF desde Excel es un proceso increíblemente simple que puede ahorrarte muchos dolores de cabeza. Ya sea que uses la función "Guardar como", la opción de exportar, la impresora virtual o automatices el proceso con macros VBA, tienes a tu disposición herramientas poderosas para presentar tu trabajo de manera profesional y consistente.
La próxima vez que termines tu presupuesto, reporte de ventas o análisis de datos, no lo dudes: conviértelo a PDF. Es el toque final que tu trabajo merece.
¿Tienes algún otro truco para manejar archivos PDF o Excel? ¿O has creado una macro VBA particularmente útil? ¡Compártelo en los comentarios!
Y si este artículo te fue útil, no olvides compartirlo con tus compañeros de trabajo.
Con cariño,
Luis Alberto.