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¡Hola a todos! 👋 Como experto tributario y contable, sé que la época de la declaración de utilidades al Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista INCES siempre genera algunas dudas, especialmente con los cambios en las plataformas.
Hoy quiero guiarlos paso a paso sobre cómo cumplir con este deber legal utilizando el nuevo portal web del INCES ¡Verán que es más sencillo de lo que parece!
🇻🇪 ¿Quiénes Deben Declarar las Utilidades al INCES?
Es fundamental recordar que esta obligación aplica a todas las entidades de trabajo, tanto públicas como privadas, que empleen a cinco (5) o más trabajadores.
El aporte que se declara corresponde al 0,50% del total pagado por concepto de utilidades o bonificaciones de fin de año a los trabajadores durante el ejercicio fiscal inmediatamente anterior. Por ejemplo, si estamos en 2025, declaramos y pagamos el 2% de las utilidades pagadas en 2024.
💻 Acceso y Primeros Pasos en el Nuevo Portal
El primer paso es dirigirse al nuevo portal del INCES (asegúrense de usar la dirección web oficial).
1. Ingresar al Sistema: Deberán acceder con su RIF (como usuario) y su contraseña. Si aún no están registrados o tienen problemas para ingresar, deberán contactar al INCES para la activación o recuperación de sus credenciales.
2. Ubicación de la Opción: Una vez dentro de su perfil, busquen la sección de "Declaraciones" o "Aportes". El portal ha sido rediseñado para ser más intuitivo, pero generalmente encontrarán un menú lateral o superior.
3. Seleccionar el Tipo de Declaración: En esta sección, busquen la opción para la "Declaración y Pago del Aporte del 2% por Utilidades (Aporte Patrono)".
📝 El Proceso de la Declaración Paso a Paso
Una vez que seleccionen la opción correcta (la que les muestro en la imagen), el sistema los guiará, pero aquí les dejo los puntos claves a tener en cuenta:
1. Datos de la Declaración
Selección: Deberás seleccionar la sección de "acciones" y luego la que dice "Registrar Periodo"
Periodo Fiscal: Es crucial seleccionar el año fiscal correcto al que corresponde el pago de las utilidades que están declarando (el año inmediatamente anterior). En este caso, el año que vas a declarar vendría a estar vinculado en letras azules, a la izquierda. Se coloca luego de registrar el periodo. Haciendo clic en la columna "número" del año correspondiente podremos avanzar a la siguiente etapa.
Monto Total de Utilidades Pagadas: Una vez hayan seleccionado las letras azules se desplegará la siguiente pantalla:
Deberán ingresar el monto total exacto que la entidad de trabajo pagó a sus empleados por concepto de utilidades o bonificaciones de fin de año, fecha del pago a los empleados, además del número de trabajadores. Este dato debe coincidir con sus registros contables.
Es importante acotar lo observación que nos hace el propio portal web de "Si tienes menos de cinco trabajadores coloca cero en monto de utilidades". Supongo que también deberemos en eso presentar la declaración anual de utilidades.
2. Cálculo Automático
Una de las ventajas del portal es que, al ingresar el monto total de utilidades, el sistema calcula automáticamente el 2% que corresponde al aporte al INCES.
> Cálculo: El aporte será: (Monto Total de Utilidades Pagadas) * 0,50%
3. Verificación y Confirmación
Revisión: Tómense un momento para verificar todos los datos ingresados, especialmente el monto base y el monto a pagar. Un error aquí podría generar multas o requerir rectificaciones.
Confirmación: Una vez que estén seguros de que la información es correcta, procedan a "Generar la Planilla de Pago" o "Declarar". 💾
🏦 Generación y Pago de la Planilla
El sistema generará la Planilla de Liquidación. Este es el documento oficial que indica el monto a pagar y contiene los datos necesarios para realizar la transferencia o depósito.
1. Imprimir o Guardar: Guarden o impriman esta planilla. ¡Es su respaldo! Una vez presentada la declaración la deuda aparecerá en la sección "Pagos", puedes utilizar las siguientes coordenadas para efectuar tu pago:
2. Realizar el Pago: El INCES suele indicar las cuentas bancarias autorizadas en la misma planilla. Realicen la transferencia o depósito por el monto exacto indicado en la planilla. Yo, en lo particular, utilizo la cuenta banesco ya que valida mucho más rápido que otros bancos.
3. Carga del Comprobante: ¡Este paso es vital! Una vez realizado el pago, deben volver al portal del INCES para cargar el comprobante de pago (imagen o PDF de la transferencia/depósito) y asociarlo a la planilla generada. Es la única manera de que el INCES reconozca que la obligación ha sido saldada. 🧾
Para culminar, me gustaría darte par de consejos...
Organización Contable: Mantengan siempre a mano los registros contables detallados de los pagos de utilidades. Esto agiliza la declaración y sirve como soporte ante cualquier fiscalización.
Fecha Límite: Aunque el portal está abierto, no esperen al último día. El plazo legal para declarar y pagar es dentro de los primeros diez (10) días después del pago. ¡Anticiparse siempre es la mejor estrategia! 🚀
Espero que esta guía les sea de gran utilidad. Recuerden que cumplir con el INCES no solo es una obligación legal, sino que contribuye a la formación profesional en nuestro país. Si tienen alguna duda específica sobre su caso, no duden en consultar con su contador de confianza.
¡Hasta la próxima!
Con cariño,
Luis Alberto.